疫情之下「在家辦公模式」開啟，你該選擇哪些遠程協同工具？

來源：方象集團

遠程辦公本來是基于網絡和工具的不斷進化，帶來的一種更先進的團隊協作模式，這種模式可以突破地域限制，幫助組織面向全球招攬合適的人才，同時也有助于降低辦公成本。萬萬沒想到在今天這個特殊時期被大家反復提起，在目前的情況下，啟動遠程辦公，減少聚集接觸，確實有助于疾病傳播的控制。但遠程辦公并不是適合所有人，工具選擇也各有偏重，我們基于過往的經驗，盤點一些協作工具的相關內容，希望能給大家一些指引和幫助。
為了方便大家快速定位，我們將遠程工作中的幾個關鍵需求分拆為即時溝通、文檔協作、任務看板、文件傳輸、會議討論五個部分，先從上手即用的單一工具開始盤點，大家可以根據自己的需求進行定位選擇。最后再針對需要系統配置的企業微信、釘釘、飛書三個綜合性團隊協作工具進行簡單對比解析。
注：有部分比較好用的國外工具，因為監管原因，在國內不能使用，這里就不再贅述了。
單一功能的工具
即時溝通
即時溝通主要是 IM 文字類的通訊工具，用于必要的線上溝通。當然，最簡單直接的就是微信拉群，但因為微信會與私人信息混淆，且文件容易失效，所以只適合臨時應急，不推薦團隊長期使用。
Slack
放眼全球，目前最優秀的團隊即時溝通工具依然當屬 Slack，也是全球最熱門、增長最快的 SaaS 創業公司之一。它的特點是優秀的分組（頻道）管理功能，就好像把線上溝通分成了不同的小會議室，可以選擇開放或私密，靈活管理。在聊天功能和界面上也有大量的創新，表情回復可以避免無效刷屏，嵌套回復也是將信息歸類，可以讓其他人更完整地看到某一個話題的討論。
Slack 最強大的還是開放的機器人系統，可以通過其他工具的開放接口，自己定制不同的 bot，自動在對話框里推送任務、數據等通知，配合自定義的消息推送機制，實現高效的團隊溝通。我派付費使用 Slack 接近一年的時間，功能體驗是非常優秀的。問題主要在于中文化和網絡互通穩定性不夠好，如果團隊沒有這方面的障礙，可以好好研究利用，Power+ 小組也專門出了一些使用指南和對比體驗，供大家參考。
QQ / TIM
為啥推薦 QQ 呢？作為最早從 PC 客戶端演進過來的通訊工具，QQ 保留了大量適合協作的功能，比如大文件傳輸、穩定的多人通話、屏幕共享演示、聊天記錄漫游等，這些都是團隊溝通中常用的功能，QQ 不僅在功能上比微信全面、完善，每個功能點的完成度也很高。可能有不少人都已經放棄 QQ，但其實它的功能一直在優化，對于以溝通需求為主的團隊來說，可以重新去下載試試。
當然，基于 QQ 為企業打造的 TIM 也是不錯選擇，有在線文檔、日程管理的支持，但不知道維護情況怎樣，畢竟算是比較邊緣的項目，投入資源應該相對有限。
文檔協作
文檔協作主要是針對規劃解析、會議紀要、合同條款等內容的在線預覽和討論需求，由于內容量比較大，不適合在即時聊天工具里面溝通，需要單獨的協作工具來解決。傳統模式就是 Word 里面的批注功能，需要保存不同版本的文件，傳來傳去。
Notion
近兩年異軍突起的文檔協作工具，Notion 跟 Slack 有些類似，都是以某一個功能為中心，進行其他功能的聚合。除了基本的文檔筆記功能，官方提供的使用模板就更多了：團隊 Wiki、待辦事項、筆記和草稿、設計規范、閱讀清單、每周議程、團隊日歷……甚至是路線圖，你都可以在 Notion 里完成。正如官方給它的定義：一款「將筆記、知識庫和任務管理無縫整合的協作平臺」。
正是因為 Notion 模版的開放性，以至于我派的開發團隊，完全使用它進行產品開發的項目管理了。當然，作為功能豐富的海外工具，Notion 的使用門檻也偏高，除了中文本地化，也需要對 Wiki 知識庫、任務管理等工具有一定的了解，才能更好的駕馭它。
石墨文檔向政府部門、醫療機構、公益組織等提供免費高級版服務 
作為常用的在線協同平臺之一，石墨文檔在此次疫情期間也宣布向政府部門、醫療機公益組織、社會團體、個人志愿者等群體免費開放高級版服務。在疫情期間，上述團隊/個人可免費使用付費版的所有功能。石墨文檔團隊也會在疫情期間向上述團體/個人提供免費的產品/技術咨詢服務。 
其實，已經有不少抗擊疫情的組織正在使用石墨文檔進行遠程協同。同時，一些組織通過石墨文檔共享的內容，對于疫情的傳播及打擊黑心商家的牟利起到了一定的抑制作用，例如《湖北籍通報全國住宿指南》（來源：BottleDream志愿者）、《淘寶不合格店鋪匯總》（來源：高傭聯盟）等。
WPS Office
WPS 目前應該是國內兼容微軟 Office 做得最好的產品，近兩年界面設計也更加簡潔，還推出了團隊協作功能。云文檔默認為每位用戶提供了免費的 1GB 云存儲空間，不僅支持實時同步、查看編輯記錄，還支持全文檢索、歷史版本等功能，可以在所有支持標準 HTML5 瀏覽器上登錄 WPS 賬號后，在任何場景下實現全平臺創作。
對于標準文檔比較多的團隊，比如合同、表格等文件，可以嘗試用 WPS 來協作試試，相對 Office 協作來說，免費使用門檻比較低。
iWork 套件
如果團隊成員都是 Mac 電腦，其實 iWork 套件也提供了不錯的在線協作功能。而 iWork 其實是首要保證文檔的一致性，在不同的設備上都能保持一致，而且不需要使用者自己去調整，所以限制了一部分編輯功能（例如自動生成目錄），也放棄了離線功能。再輔以之前提到的在「批準與修改」中的「接受或拒絕」修改的功能，盡可能避免了文檔沖突這種煩心的情況出現。
任務看板
看板是團隊協作中，對個人任務的另一種呈現形式，可以按照不同的項目或者流程來定制看板，查看進度，是在即時溝通和文檔協作之后的進階能力。
Trello
應該算是看板工具的鼻祖，以看板為主的項目和任務管理工具，同樣簡潔易用，且大部分功能是免費的，我派也在很早就啟用 Trello 進行選題管理和稿件排期。它的特點是可以根據行業的需求進行工作流的靈活定制，包括市場營銷人員、項目規劃師、軟件開發者、高校老師、人力資源經理、婚禮策劃師、全職父母，還有旅游規劃師等等，都在根據自身需求來個性化地使用 Trello 這一可視化工具。
Teambition企業版免費開放
作為阿里旗下的項目協同工具，Teambition也同樣宣布，在2 月 1 日至 5 月 1 日期間，企業版將不限人數免費試用，參與抗擊疫情的機構、企業等可升級至企業專業版。 
與一般在線溝通工具不同，Teambition更聚焦于圍繞「事」的遠程協同能力，例如項目協同、任務協同等。而這次開放涉及到的功能則包括：項目管理、任務協同、日程同步、文檔協作、知識共享、數據統計等。
文件傳輸
主要針對視頻、批量圖片、程序等大體積文件的存儲和傳輸，也是團隊協作常見的需求。
堅果云
堅果云是國內較早的文件同步服務，定位更偏向于辦公和團隊協作。這意味著它需要在連接的速度、穩定性，以及整個系統的設計上做出足夠的努力。
堅果云的核心優勢在于同步盤功能和文件共享，無論將其用于重要文件夾的存檔和云同步，還是和同事們之間分享大文件，堅果云的表現都很亮眼。
奶牛快傳
奶牛快傳是近兩年起步的網盤工具，非常適合進行大文件線上分享。它不需注冊就能直接上傳和下載文件，最關鍵的是，上傳下載速度都非常快，完全不限速，也不限制文件體積大小。它的移動網頁版和 iOS 客戶端還支持直接預覽多媒體文件，免除反復下載的痛苦。如果你經常需要和他人快速共享文件，特別是大文件，奶牛快傳一定可以滿足你的需求。
會議討論
團隊協作中，總有一些需要討論的問題，比如關于目標規劃的確認，關于項目執行的細節，服務于會議的工具就應運而生了。會議的通話部分大家可以選擇 QQ、Skype 、ZOOM、小魚視頻 等專業產品進行解決，小魚也是國內較早提供音視頻會議功能的企業服務，對于普通網絡的多人視頻會議有更好的優化支持。我們這里主要介紹一些會議過程中的相關工具。
Explain Everything
遠程白板工具，我們可以將會議轉化成一塊共享的白板。然后再將這塊白板分享給參與者，他們在 App 內輸入分享代碼，就可以加入參與編輯。
會議桌
一個專門根據會議需求定制的本土協作產品，特點是運用 WebRTC 的最新技術，無需下載安裝任何插件，在網頁中即可享受便捷的語音、視頻服務。同時提供共享白板，共享文檔展示的功能。
綜合團隊協作工具
前面盤點了一些獨立工具，接下來把幾個大綜合團隊協作工具解析一下。綜合協作工具，就是集成了多個功能，并且將功能打通，形成完整工作流的工具。這類產品的開發和維護要求較高，基本只有頭部互聯網公司才能持續投入，目前比較成型的也就騰訊、阿里、字節跳動三家。
企業微信
企業微信是基于微信的通信能力，整合了企業內部通訊錄和工作臺，工作臺當中包含日歷、會議、文檔、微盤等基本功能，在第三方應用平臺，還可以找到考勤、財務、CRM、云 OA 等大量應用，還有騰訊自己開發的 TAPD 看板應用。
企業微信整體來說，更像一個中間平臺，沒有針對核心功能做深度的調整，比如即時聊天部分，只比微信增加了已讀狀態，日程和文檔也相對獨立，沒有進行深度的打通。因此企業微信比較適合對工具依賴不強的企業，可以接入自己的 OA 系統到企業微信工作臺，主要用它的聊天和通知功能。目前企業微信開啟了微信用戶的互通能力，就是企業微信成員，可以跟微信用戶拉群溝通，比較適合大量外聯溝通需求或需要社群管理的組織來使用。
企業微信：百人在線會議、開放緊急通知功能 
為了方便醫護人員開集體會議，及幫助在家辦公的員工在線安排工作，騰訊企業微信臨時開放支持100人同時參加會議的能力，從而減少人員的面對面接觸。用戶可以隨時隨地發起會議，會議過程中，可投屏演示文檔或屏幕，支持實時標注演示內容。
企業微信會議中的演示文件
為了提升協同辦公效率，企業微信在支持即時通訊、內部群聊（支持2000人）、文件傳輸、打卡、審批、匯報、日程等基礎功能之外，還有微文檔和微盤功能，支持多人線上編輯文檔及存儲資料。 
除此之外，針對本次疫情，企業微信還將一次性緊急通知的人數增加至了1000人，而重要疫情信息、工作安排可通過電話提醒查看。
企業微信「緊急通知」功能
如果在家辦公期間感到身體不適，也可通過企業微信的「在線問診」功能第一時間與醫生進行對話和交流。醫生通過對「聯系我」的二維碼進行配置后，就可將二維碼發布在醫院公眾號、官網或線下宣傳海報，患者可用微信直接掃碼添加醫生為好友，進行在線問診。
「在線問診」功能
騰訊會議：開放300人不限時會議功能 
早在1月24日，騰訊會議已經面向公眾開放了100人不限時免費會議功能。但隨著一線用戶對遠程辦公需求的提升，騰訊會議將100人升級到了300人。用戶可以通過筆記本電腦、手機、小程序和企業微信加入會議。
騰訊會議「預定會議」功能
在確保會議質量方面，騰訊會議通過AI分析處理，來消除環境音和鍵盤聲。考慮到在家辦公場景的特殊性，騰訊會議還特別配備了背景虛化、美顏強化視頻效果，讓參會者即便身處復雜的場景也能輕松入會，不尷尬。
釘釘
釘釘是阿里投入巨大的企業服務產品，據說是源于當年【來往】產品的失敗，原班人馬針對中小企業需求打造了釘釘。釘釘的定位則更偏向于管理，圍繞即時聊天，把日程和任務放在首位，要求員工做好自己的工作安排。比較適合傳統的管理中心制企業。
應用中心也提供了基本的網盤、郵件功能，網盤中的文檔能力由 WPS 提供支持，視頻和電話會議功能比較完善，也是傳統企業的常用需求。在應用商店里，提供更多來自第三方的行業解決方案，比如門店賬務、企業采購、固定資產、報銷管理等等，比企業微信更細分，也比較符合阿里服務的企業對象。如果是工作流程比較完善和固定，注重管理和審批的企業，更適合選擇釘釘。
飛書
飛書是源于字節跳動內部使用的協作工具，因此產品本身帶有字節的文化屬性，強調個體創造能力，盡量減少管理層級。飛書的在即時聊天、日常管理的基礎上，把協作文檔提到了更高的等級，統一稱為云空間。
飛書：商業版完整辦公套件、不限時長的音視頻會議、無限量在線文檔、審批管理
2020年1月28日—5月1日期間，字節跳動旗下的辦公套件飛書也向所有用戶開放了免費遠程辦公及視頻會議等服務。包括：商業版完整辦公套件、音視頻會議不限時長、遠程打卡及審批管理、無限量在線文檔與表格創作、100GB/用戶云存儲空間。在群聊中開啟音視頻通話功能
 音視頻會議中的屏幕共享功能
究竟該如何更好的遠程辦公，相信不僅是用這些辦公工具能解決的問題。但無可否認，遠程辦公的趨勢已勢不可擋，未來還會有更多的中國公司加入到這個隊伍中來。
雖然疫情肆虐，但通過這次疫情能夠體驗到一邊在家辦公，一邊為減少病毒傳播做貢獻，也未嘗不是好事一件。 
就像那句「隔離病毒，但不隔離愛」，工具也讓我們雖然不在一起但卻在這樣一個特殊的時刻，連接地更加緊密。
防控疫情，人人有責。希望在關注疫情的同時，不信謠、不傳謠，少出門，不聚集，多做預防措施，保護好自己與家人,同時為武漢加油！
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